Najem okazjonalny - wzór umowy, dokumenty i zasady w 2026 roku

Najem okazjonalny – co to znaczy?

Najem okazjonalny to szczególna forma najmu lokalu mieszkalnego, uregulowana w art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów (Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733 z późn. zm.). Skierowana jest wyłącznie do osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.

Kluczowa różnica wobec zwykłego najmu: właściciel zyskuje znacznie szybszą ścieżkę eksmisji po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy. Zamiast wieloletniego procesu sądowego – egzekucja komornicza na podstawie aktu notarialnego złożonego przez najemcę.

Kto może skorzystać z najmu okazjonalnego?

Z tej formy umowy mogą korzystać wyłącznie właściciele będący osobami fizycznymi, którzy wynajmują lokal do celów mieszkaniowych i nie prowadzą zorganizowanej działalności w zakresie najmu. Spółki i firmy muszą sięgnąć po najem instytucjonalny (odrębna regulacja).

Wynajem okazjonalny – jakie dokumenty są wymagane?

Sama umowa najmu okazjonalnego to dopiero początek. Bez kompletu załączników umowa nie korzysta z ochrony przewidzianej dla tej formy najmu i traktowana jest jak zwykła umowa najmu.

1. Umowa najmu okazjonalnego Pisemna, zawarta na czas oznaczony (do 10 lat). Musi zawierać m.in. opis lokalu, wysokość czynszu, termin płatności i warunki rozwiązania.
2. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (akt notarialny) Najemca oświadcza, że w razie wygaśnięcia lub rozwiązania umowy dobrowolnie opróżni i wyda lokal. Musi być sporządzone w formie aktu notarialnego – bez tego załącznika najem okazjonalny nie istnieje prawnie.
3. Oświadczenie najemcy o wskazaniu lokalu zastępczego Najemca wskazuje adres lokalu, do którego się przeprowadzi po zakończeniu umowy. Musi mieć tytuł prawny do tego lokalu lub zgodę jego właściciela.
4. Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy Właściciel lokalu zastępczego (np. rodzic, znajomy najemcy) oświadcza na piśmie, że zgadza się na przyjęcie najemcy i jego domowników. Podpis powinien być notarialnie poświadczony.

Oświadczenie o poddaniu się egzekucji – wzór i zasady

To najważniejszy i jednocześnie najbardziej kosztowny element pakietu dokumentów. Koszt sporządzenia aktu notarialnego waha się zazwyczaj od 150 do 300 zł (taksa notarialna + VAT), w zależności od kancelarii.

Co musi zawierać oświadczenie?

• Dane osobowe najemcy (imię, nazwisko, PESEL, adres)
• Dokładny adres wynajmowanego lokalu
• Wskazanie, że najemca zobowiązuje się opróżnić lokal po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy
• Wskazanie adresu lokalu zastępczego, do którego się przeprowadzi
• Podpis najemcy złożony przed notariuszem

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy – co to i kto je podpisuje?

Jednym z bardziej problematycznych elementów pakietu jest oświadczenie właściciela lokalu zastępczego. Najemca musi wskazać konkretny lokal, do którego się wyprowadzi po zakończeniu najmu, i dostarczyć pisemną zgodę jego właściciela.

W praktyce tę rolę pełni najczęściej rodzic, współmałżonek lub bliski znajomy najemcy. Właściciel lokalu zastępczego nie musi być obecny przy podpisaniu umowy, ale jego podpis na oświadczeniu powinien być poświadczony notarialnie – inaczej wynajmujący może odmówić przyjęcia dokumentu.

Co się dzieje, gdy najemca straci lokal zastępczy?

Najemca ma obowiązek poinformować wynajmującego o utracie możliwości zamieszkania w lokalu zastępczym w ciągu 21 dni i wskazać nowy lokal zastępczy. Niedopełnienie tego obowiązku daje wynajmującemu prawo do wypowiedzenia umowy.

Co powinna zawierać umowa najmu okazjonalnego? – wzór klauzul

• Dane stron – imię, nazwisko, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, adres zamieszkania
• Dokładny opis lokalu – adres, metraż, numer KW, stan techniczny
• Cel najmu – wyłącznie mieszkaniowy
• Czas trwania umowy – data początkowa i końcowa (max. 10 lat)
• Wysokość czynszu, termin i sposób płatności
• Kaucja – wysokość (zwykle 1–3 miesięczne czynsze) i warunki zwrotu
• Opłaty eksploatacyjne – kto i za co płaci (media, administracja)
• Zasady używania lokalu i ewentualnych prac remontowych
• Tryb i terminy wypowiedzenia umowy
• Procedura wydania lokalu po zakończeniu umowy
• Wykaz załączników (oświadczenia, protokół zdawczo-odbiorczy)
• Data i podpisy obu stron

Zgłoszenie do urzędu skarbowego – obowiązek, o którym właściciele zapominają

Właściciel ma 14 dni od daty zawarcia umowy na zgłoszenie jej do naczelnika właściwego urzędu skarbowego (właściwego według miejsca zamieszkania wynajmującego). Zgłoszenie jest bezpłatne i odbywa się pisemnie.

Niezgłoszenie umowy w terminie powoduje, że przestaje ona być umową najmu okazjonalnego. Zostaje zdegradowana do zwykłej umowy najmu – ze wszystkimi konsekwencjami (pełna ochrona lokatorska, brak szybkiej egzekucji).

Kaucja w najmie okazjonalnym

Przepisy nie narzucają maksymalnej wysokości kaucji przy najmie okazjonalnym. W praktyce wynosi ona od jednego do trzech miesięcznych czynszów. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu ewentualnych zaległości i kosztów napraw.

Warto w umowie precyzyjnie opisać stan lokalu i wyposażenia (najlepiej z dokumentacją fotograficzną), aby uniknąć sporów przy rozliczeniu kaucji.

Jak wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego?

Wynajmujący może wypowiedzieć umowę w ściśle określonych przypadkach, m.in. gdy najemca:

• Zalega z zapłatą czynszu lub opłat za co najmniej trzy pełne okresy płatności (po uprzednim pisemnym wezwaniu z miesięcznym terminem)
• Podnajął lokal lub jego część bez zgody właściciela
• Użytkuje lokal w sposób niezgodny z umową lub niszczy substancję mieszkania
• Nie wskazał nowego lokalu zastępczego w terminie 21 dni od utraty poprzedniego

Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy wynajmujący wzywa najemcę na piśmie do opróżnienia lokalu w terminie nie krótszym niż 7 dni. Jeśli najemca się nie wyprowadzi, właściciel składa w sądzie wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu – i kieruje sprawę do komornika.

Podsumowanie – jak bezpiecznie wynająć mieszkanie w formie okazjonalnej?

• Upewnij się, że jesteś osobą fizyczną nieprowadzącą działalności w zakresie najmu
• Przygotuj komplet dokumentów: umowa + 3 oświadczenia (patrz lista załączników powyżej)
• Umów wizytę u notariusza przed podpisaniem umowy – oświadczenie o egzekucji musi być aktem notarialnym
• Zadbaj o poświadczenie notarialne podpisu właściciela lokalu zastępczego
• Zgłoś umowę do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od jej zawarcia
• Sporządź protokół zdawczo-odbiorczy z dokumentacją fotograficzną przy wydaniu lokalu
• Określ wysokość kaucji i warunki jej zwrotu wprost w umowie
• Skonsultuj treść umowy z notariuszem lub radcą prawnym przed podpisaniem